Lo que incluye hoy nuestra entrega de sitio web
La entrega de sitio web es el mejor momento de un proyecto. El sitio ya está en línea, el cliente está contento y todos quieren pasar a lo siguiente.
También es el momento en que la información más importante del proyecto tiene más probabilidades de perderse.
Seis meses después, el correo del cliente deja de funcionar, o el dominio está por vencer, o alguien nuevo en el equipo de marketing quiere cambiar la página de inicio. Y la pregunta siempre es la misma: ¿quién tiene acceso a qué? La respuesta suele estar repartida entre correos viejos, una hoja de cálculo que alguien hizo durante el desarrollo y la memoria de quien estuvo en la llamada.
Así es como lo resolvemos hoy en Sharpen Studio, y por qué terminamos construyendo una herramienta para hacerlo.
Lo que salía mal antes
Durante años, nuestra entrega de sitio web se parecía a la de casi todas las agencias: un correo amable de “¡tu sitio ya está en línea!”, un PDF con algunas capturas de pantalla y una línea que decía “cualquier cosa, estamos a tus órdenes”.
Funcionaba, hasta que dejaba de funcionar. Los problemas casi nunca eran técnicos. Eran de propiedad:
- El dominio lo había registrado alguien que ya no trabajaba en la empresa. El cliente era dueño del negocio, pero no de la cuenta que controlaba su propia dirección web.
- Nadie sabía dónde estaba el DNS. El dominio se compró en un lugar, los nameservers apuntaban a otro y los registros del correo estaban en un tercero.
- “¿A quién llamo?” no tenía respuesta. ¿Un formulario roto entraba en la iguala mensual o era un proyecto nuevo?
- El PDF quedaba desactualizado en un mes. Se cambió un plugin, se renovó el hosting a otro precio, y el documento que habíamos enviado con tanto orgullo ya estaba mal.
Ninguno de estos es un problema difícil. Son problemas de documentación, y una entrega de sitio web que depende de un PDF adjunto es documentación que nadie encuentra cuando la necesita.
Lo que recibe hoy cada cliente
El día del lanzamiento, cada cliente de Sharpen Studio recibe un manual de su sitio web: una sola página, con nuestra marca, escrita para la persona que dirige el negocio y no para un programador. Incluye:
- Qué construimos: las páginas, la plataforma, el tema y los plugins principales, en lenguaje claro.
- Dominio y DNS: quién es el titular del dominio, dónde está registrado, cuándo se renueva y dónde se administra realmente el DNS. Este último punto es el que más problemas causa.
- Hosting: el proveedor, el plan, la fecha de renovación y quién lo paga.
- Las cuentas y quién es su dueño: cada servicio del que depende el sitio (hosting, analítica, formularios, correo, el registrador del dominio), con el dueño de cada cuenta. Sin contraseñas; más adelante explicamos por qué.
- Cómo editar el sitio: instrucciones cortas y concretas para lo que los clientes realmente cambian: un teléfono, una foto del equipo, una entrada del blog.
- Mantenimiento: qué hay que hacer cada mes, cada trimestre y cada año, y quién se encarga de cada tarea: nosotros, el cliente u otra persona.
- Qué cubre la iguala mensual, y qué se considera trabajo nuevo.
- A quién llamar, y para qué.
Es una sola dirección que el cliente puede guardar en favoritos, reenviar a un nuevo colaborador o imprimir. Así, la entrega de sitio web no termina el día del lanzamiento: el enlace muestra siempre la versión más reciente.
Si tienes una agencia y quieres armar tu propia versión, el checklist de entrega (en inglés) con el que trabajamos es público.
La regla que no rompemos: nada de contraseñas en el manual
Es tentador hacer “completo” el documento de entrega incluyendo todos los accesos. Nosotros no lo hacemos, y le recomendaríamos a cualquier agencia dejar de hacerlo.
Un documento lleno de contraseñas se reenvía, se imprime y se queda guardado en bandejas de entrada. Se vuelve un riesgo de seguridad en cuanto sale de nuestras manos, y queda desactualizado la primera vez que alguien cambia una contraseña.
Por eso el manual registra qué cuentas existen y quién es el dueño de cada una, nunca las credenciales. Las contraseñas van en un gestor de contraseñas, compartidas de forma correcta. El manual le dice al cliente adónde ir y de quién es cada cuenta, pero no contiene nada con qué iniciar sesión. Aquí explicamos con más detalle por qué las contraseñas no van en el manual (en inglés).
Por qué construimos una herramienta
Durante un tiempo lo hicimos a mano, con documentos y plantillas. Y fallaba siempre de la misma forma: se olvidaban secciones, las copias se desfasaban, y actualizar un PDF es de esas tareas que todos consideran importantes y nadie hace.
Así que construimos Handover, una herramienta que genera un manual del propietario del sitio web con la marca de la agencia, a partir de un formulario ordenado. Capturamos los datos una sola vez y la herramienta produce una página pública limpia y una versión para imprimir, con nuestro logo y nuestros colores, no los de la herramienta. Además incluye justo lo que antes se nos escapaba, como un registro claro de dónde se administra realmente el DNS (en inglés) y un aviso cuando cambiar los nameservers podría dejar sin correo al cliente. Los manuales pueden hacerse en español o en inglés.
Puedes ver un manual de ejemplo de una clínica dental ficticia para darte una idea de lo que reciben nuestros clientes.
Hoy lo usamos en todos nuestros proyectos, y lo abrimos a otras agencias y freelancers. Tiene un plan gratuito por si quieres probarlo en tu próximo lanzamiento.
Lo que cambió para nosotros
La mayor diferencia no es el documento. Son las conversaciones.
Los clientes dejaron de pedirnos que buscáramos en correos viejos. El personal nuevo del cliente se pone al día sin necesidad de una llamada. Cuando llega la renovación del dominio, el cliente ya sabe que le toca pagarla a él y dónde entrar. Y cuando un cliente decide cambiar de proveedor, que también pasa, la entrega es profesional en lugar de dolorosa. Eso importa, porque la forma en que termina un proyecto es lo que la gente recuerda cuando lo recomienda.
Para nosotros, una buena entrega de sitio web no es un trámite al final del proyecto: es la parte que el cliente va a usar durante años.
Si ya eres cliente de Sharpen Studio
Tu manual ya te está esperando. Si no encuentras el enlace, o algo cambió, escríbenos y lo actualizamos.
Y si estás pensando en un sitio web nuevo, esto forma parte de lo que recibes. Platiquemos sobre tu proyecto.
